§ 107
Führung der Personalakte
(1) Über jeden Beamten ist eine Personalakte zu führen; sie ist vertraulich zu behandeln
und vor unbefugter Einsicht zu schützen. Zur Personalakte gehören alle Unterlagen
einschließlich der in Dateien gespeicherten, die den Beamten betreffen, soweit sie mit
seinem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen
(Personalaktendaten); andere Unterlagen dürfen in die Personalakte nicht aufgenommen
werden. Personalakten dürfen nur für Zwecke der Personalverwaltung oder
Personalwirtschaft verwendet werden, es sei denn, der Beamte willigt in die anderweitige
Verwendung ein. Nicht Bestandteil der Personalakte sind Unterlagen, die besonderen, von
der Person und dem Dienstverhältnis sachlich zu trennenden Zwecken dienen, insbesondere
Prüfungs-, Sicherheits- und Kindergeldakten. Kindergeldakten können mit Besoldungs- und
Versorgungsakten verbunden geführt werden, wenn diese von der übrigen Personalakte
getrennt sind und von einer von der Personalverwaltung getrennten Organisationseinheit
bearbeitet werden; § 35 des Ersten Buches Sozialgesetzbuch und die §§ 67 bis
78 des Zehnten Buches Sozialgesetzbuch bleiben unberührt.
(2) Die Personalakte kann nach sachlichen Gesichtspunkten in Grundakte und Teilakten
gegliedert werden. Teilakten können bei der für den betreffenden Aufgabenbereich
zuständigen Behörde geführt werden. Nebenakten (Unterlagen, die sich auch in der
Grundakte oder in Teilakten befinden) dürfen nur geführt werden, wenn die
personalverwaltende Behörde nicht zugleich Beschäftigungsbehörde ist oder wenn mehrere
personalverwaltende Behörden für den Beamten zuständig sind; sie dürfen nur solche
Unterlagen enthalten, deren Kenntnis zur rechtmäßigen Aufgabenerledigung der
betreffenden Behörde erforderlich ist. In die Grundakte ist ein vollständiges
Verzeichnis aller Teil- und Nebenakten aufzunehmen.
(3) Zugang zur Personalakte dürfen nur Beschäftigte haben, die im Rahmen der
Personalverwaltung mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragt sind, und
nur soweit dies zu Zwecken der Personalverwaltung oder der Personalwirtschaft erforderlich
ist; dies gilt auch für den Zugang im automatisierten Abrufverfahren.
(4) Der Dienstherr darf personenbezogene Daten über Bewerber, Beamte und ehemalige Beamte
nur erheben, soweit dies zur Begründung, Durchführung, Beendigung oder Abwicklung des
Dienstverhältnisses oder zur Durchführung organisatorischer, personeller und sozialer
Maßnahmen, insbesondere auch zu Zwecken der Personalplanung und des Personaleinsatzes,
erforderlich ist oder eine Rechtsvorschrift dies erlaubt. Fragebogen, mit denen solche
personenbezogene Daten erhoben werden, bedürfen der Genehmigung durch die oberste
Dienstbehörde.
