aufgehoben; vgl. GVBl. 2004 I S. 12, GVBl. II 70-230 § 25

Verordnung über die Verarbeitung personenbezogener Daten und über das Verfahren der Immatrikulation an den Hochschulen des Landes Hessen

Vom 3. Dezember 2001
GVBl. I S. 543

Aufgrund des § 64 Abs. 3 und 4 des Hessischen Hochschulgesetzes in der Fassung vom 31. Juli 2000 (GVBl. I S. 374) wird verordnet:

§ 1

Allgemeine Bestimmungen

(1) Die Hochschule entscheidet über Anträge auf Immatrikulation, Rückmeldung, Beurlaubung, Studiengangwechsel, Exmatrikulation, Zulassung als Zweit- und als Gasthörerin oder -hörer sowie über die Rücknahme der Immatrikulation und der Exmatrikulation von Amts wegen.

(2) Soweit in dieser Verordnung und in sonstigen Rechtsvorschriften nichts anderes bestimmt ist, setzt die Hochschule Fristen für die Einreichung der Anträge nach Abs. 1 fest; sie kann Fristverlängerung gewähren. Das persönliche Erscheinen kann gefordert werden; die antragstellende Person hat sich auf Verlangen auszuweisen,

(3) Die Hochschule kann die eingereichten Unterlagen einbehalten, sofern es sich nicht um Urschriften handelt.

(4) Die Hochschule darf den Familien- und den Vornamen, das Geburtsdatum, den Studiengang oder die Studiengänge mit den dazugehörigen Studienfächern, die Matrikelnummer, das Datum der Immatrikulation und der Exmatrikulation, die Art der Prüfung, die Zulassungsvoraussetzungen zur Prüfung sowie das Datum und das Ergebnis der Prüfung sechzig Jahre automatisiert verarbeiten. Alle sonstigen personenbezogenen Daten in automatisierten Dateien werden innerhalb eines Jahres nach der Exmatrikulation gelöscht. Die Daten von Personen, die nicht immatrikuliert werden, sind für ein Sommersemester bis zum 30. September des Folgejahres, für ein Wintersemester bis zum 31. März des Folgejahres zu löschen.

(5) Die Hochschule darf technische Kennzeichnungen und Ordnungsmerkmale im Rahmen des jeweiligen Verwaltungszweckes verarbeiten. Die Matrikelnummer darf keine Angaben nach § 2 Abs. 2 enthalten.

§ 2

Antrag auf Immatrikulation

(1) Der Antrag auf Immatrikulation ist bei der Hochschule einzureichen. Für zulassungsbeschränkte Studiengänge gelten die Vergabeverordnung ZVS vom 17. August 2000 (GVBl. I S. 421), zuletzt geändert durch Verordnung vom 11. Juni 2001 (GVB1. 1 S. 307), und die Vergabeverordnung Hessen vom 7. Juni 2001 (GVBl. I S. 292) in den jeweils geltenden Fassungen. Für die übrigen Studiengänge werden die Bewerbungsfristen von der jeweiligen Hochschule festgesetzt.

(2) Die antragstellende Person ist verpflichtet, der Hochschule folgende Daten anzugeben:

1. Familienname,

2. Vorname(n),

3. frühere Namen,

4. Geburtsdatum,

5. Geburtsort,

6. Geschlecht,

7. Anschrift(en),

8. Staatsangehörigkeit(en),

9. gewünschte Studiengänge und Fachsemester, in die die antragstellende Person eingestuft werden möchte,

10. Fachbereich, in dem das Wahlrecht ausgeübt werden soll,

11. Name, Anschrift und Art der bisher besuchten Hochschulen und die an ihnen verbrachten Studienzeiten einschließlich der Urlaubssemester und der jeweils gewählten Studiengänge,

12. Ergebnisse der bisher abgelegten Vor-, Zwischen- oder Abschlussprüfungen sowie der studienbegleitenden Leistungskontrollen,

13. Datum des Erwerbs, Art und Ergebnis der zum Hochschulstudium befähigenden Qualifikation sowie bei Erwerb in Deutschland das Land und den Kreis, bei Erwerb im Ausland den Staat, in dem sie erworben worden ist,

14. Berufspraxis oder besondere Kenntnisse und Fähigkeiten, die nach den Studien- und Prüfungsordnungen zu Beginn des Studiums vorhanden sein müssen,

15. abgeschlossene Krankenversicherung mit Betriebsnummer der Krankenkasse und der Versicherungsnummer der antragstellenden Person oder die Befreiung von der Krankenversicherung nach dem Fünften Buch Sozialgesetzbuch.

§ 3

Unterlagen für die Immatrikulation

(1) Zur Immatrikulation sind folgende Unterlagen vorzulegen:

1. eine vollständige und amtlich beglaubigte Abschrift der zum Hochschulstudium befähigenden Qualifikation und auf Anforderung der Hochschule die Urschrift,

2. Zulassungsbescheid der Hochschule oder der Zentralstelle für die Vergabe von Studienplätzen,

3. im Falle der Zulassung durch die Zentralstelle für die Vergabe von Studienplätzen der Antrag auf Immatrikulation nach § 2,

4. Nachweise über die Anerkennung bereits erbrachter Studien- und Prüfungsleistungen,

5. zum Studium erforderliche Praktikumsnachweise und Zeugnisse,

6. zum Studium erforderlicher Nachweis der künstlerischen Begabung,

7. Nachweis über die entrichteten Beiträge für das Studentenwerk und die Studentenschaft,

8. Nachweis über die Entrichtung fälliger Gebühren,

9. Vorlage der Versicherungsbescheinigung nach § 2 der Studentenkrankenversicherungs-Meldeverordnung vom 27. März 1996 (BGBl. I S. 568),

10. Nachweis, dass Teilzeitstudierende mindestens die Hälfte der Zeit eines Vollzeitstudiums ihrem Studium widmen,

11. bei Studienbewerberinnen oder Studienbewerbern mit ausländischer Hochschulzugangsberechtigung der Nachweis, dass ausreichende deutsche Sprachkenntnisse bestehen.

(2) Anstelle des Zahlungsnachweises nach Abs. 1 Nr. 7 kann die Hochschule eine Ermächtigung zur Abbuchung von einem Bankkonto verlangen.

(3) Die Hochschule kann die Vorlage von Lichtbildern der antragstellenden Person verlangen.

(4) Die Vorlage der Unterlagen nach Abs. 1 Nr. 1 und 4 kann bereits mit dem Antrag auf Immatrikulation verlangt werden.

§ 4

Studienausweis, Studienbuch

(1) Jeder Studierende erhält einen Studienausweis. Der Studienausweis enthält folgende Angaben:

Familienname, Vorname(n), Geburtsdatum, Geburtsort, Studiengang, Datum der Immatrikulation, die Benutzung für den jeweiligen Verkehrsbetrieb, Matrikelnummer und Gültigkeitsdauer. Er gilt jeweils für das von der Hochschule bescheinigte Semester. Enthält der Studienausweis kein Lichtbild der Ausweisinhaberin oder des Ausweisinhabers, gilt er nur in Verbindung mit dem Personalausweis oder Pass.

(2) Die Hochschule kann den Studienausweis als Chipkarte ausstellen. Der Datenspeicher der Chipkarte enthält als einzige personenbezogene Daten Vor- und Familienname und Ident-/Matrikelnummer. Auf der Chipkartenoberfläche befinden sich die Angaben nach Abs. 1, die Bibliotheksbenutzernummer mit Barcode des oder der Studierenden und ein Lichtbild der Karteninhaberin oder des Karteninhabers. Die Einzelheiten der Nutzung der Chipkarte regelt die Hochschule in einer Satzung.

(3) Die Hochschule kann Studienbücher ausgeben. Sofern das jeweilige Prüfungsrecht oder andere Rechtsvorschriften die Vorlage von Studienbüchern vorsehen, erhalten die Studierenden von der Hochschule Studienbücher. Darin werden Immatrikulation, Studiengang, Beurlaubung und Exmatrikulation bescheinigt.

§ 5

Mitteilungspflichten

Die Studierenden sind verpflichtet, der Hochschule jede Änderung des Namens, der Anschrift und der Staatsangehörigkeit sowie den Verlust des Studienausweises oder des Studienbuches unverzüglich anzuzeigen.

§ 6

Rückmeldung

(1) Im Rahmen des Rückmeldeverfahrens verarbeitet die Hochschule die gespeicherten Daten. Im Antrag auf Rückmeldung können die in § 2 Abs. 2 genannten Angaben verlangt werden. Für die Rückmeldung kann die Hochschule die Vorlage der Nachweise nach § 3 Nr. 7 und 8 sowie des Studienausweises und des Personalausweises oder des Passes verlangen.

(2) Eine verspätet beantragte Rückmeldung ist nur bis zum Ablauf der von der Hochschule festgesetzten Nachfrist (Ausschlussfrist) zulässig.

§ 7

Beurlaubung

(1) Auf Antrag können Studierende aus wichtigem Grund beurlaubt werden, insbesondere

1. bei einer mit erheblicher zeitlicher Belastung verbundenen Mitarbeit in den Organen der Hochschule, der Studentenschaft oder im Vorstand des Studentenwerks,

2. bei einer Erkrankung, die ein ordnungsgemäßes Studium ausschließt,

3. für die Vorbereitung auf eine Abschlussprüfung für höchstens zwei Semester und für den Zeitraum der Prüfung,

4. für die Ableistung einer studienbedingten Praktikantenzeit,

5. für einen studienbedingten Auslandsaufenthalt,

6. für die Zeit eines Mutterschafts-, eines Erziehungsurlaubs oder der Pflege von nach ärztlichem Zeugnis pflegebedürftigen Angehörigen.

(2) Der Antrag auf Beurlaubung ist schriftlich zu begründen. Die erforderlichen Nachweise sind beizufügen; im Falle des Abs. 1 Nr. 2 muss die voraussichtliche Dauer der Erkrankung ärztlich bescheinigt werden. § 6 Abs. 1 Satz 3 gilt entsprechend. Die Daten des Antrages auf Beurlaubung werden mit den bisher gespeicherten Daten verarbeitet.

(3) Eine rückwirkende Beurlaubung für ein abgeschlossenes Semester ist ausgeschlossen.

(4) Urlaubssemester zählen nicht als Fachsemester. Eine Beurlaubung schließt in der Regel den Erwerb von Leistungsnachweisen aus.

(5) Eine Beurlaubung im ersten Fachsemester ist nur in besonderen Fällen möglich, die die Studierenden nicht zu vertreten haben, insbesondere im Fall des Abs. 1 Nr. 2.

§ 8

Studiengangwechsel, Promotionsstudium

(1) Beim Wechsel des Studiengangs gelten die §§ 2 und 3 entsprechend.

(2) Studierende, die nach der Abschlussprüfung ihr Studium als Promotionsstudium weiterführen wollen, haben bei der Rückmeldung eine Bescheinigung über die Annahme als Doktorandin oder Doktorand vorzulegen.

§ 9

Prüfungen

(1) Zur Durchführung des Prüfungsverfahrens verarbeitet die Hochschule neben den bereits erhobenen folgende von den Kandidatinnen oder Kandidaten zusätzlich anzugebenden Daten:

1. Matrikelnummer,

2. Art der Prüfung,

3. Zulassungsvoraussetzungen,

4. Fachbereichszugehörigkeit,

5. Anzahl der Fachsemester,

6. Anzahl der bisherigen Prüfungsversuche,

7. Datum der Prüfungen und

8. Nachweis der Zahlung der Prüfungsgebühr.

(2) Bei Hochschulzugangsprüfungen nach der Verordnung über den Zugang besonders befähigter Berufstätiger zu den Universitäten im Lande Hessen vom 30. Juli 1993 (GVBl. I S. 401), zuletzt geändert durch Verordnung vom 30, Juni 2000 (GVBl. I S. 361), in der jeweils geltenden Fassung und nach der Verordnung über den Zugang besonders befähigter Berufstätiger zu den Fachhochschulen im Lande Hessen vom 18. Januar 1995 (GVBl. I S. 74), geändert durch Verordnung vom 23. Dezember 1996 (GVBl. 1997 I S. 6), in der jeweils geltenden Fassung verarbeitet die Hochschule neben den bereits erhobenen die von den Kandidatinnen oder Kandidaten nach den beiden genannten Verordnungen zusätzlich anzugebenden Daten.

§ 10

Exmatrikulation

(1) Für die Exmatrikulation verarbeitet die Hochschule die gespeicherten Daten sowie Angaben zur Beendigung des Studiums nach § 68 des Hessischen Hochschulgesetzes.

(2) Mit dem Antrag auf Exmatrikulation sind der Studienausweis und das Studienbuch vorzulegen.

(3) Eine rückwirkende Exmatrikulation ist ausgeschlossen.

§ 11

Zweithörerinnen oder -hörer

(1) Studierende sind berechtigt, an einzelnen Lehrveranstaltungen anderer Hochschulen ohne Immatrikulation mit Zustimmung der aufnehmenden Hochschule teilzunehmen (Zweithörerinnen oder -hörer).

(2) Für Zweithörerinnen oder -hörer gilt § 2 Abs. 2 entsprechend. Die aufnehmende Hochschule erteilt ihre Zustimmung durch Aushändigung eines Zweithörerscheins, in dem die zu besuchenden Lehrveranstaltungen eingetragen sind. Der Zweithörerschein gilt jeweils für ein Semester.

§ 12

Gasthörerinnen oder -hörer

(1) Der Antrag auf Zulassung als Gasthörerin oder -hörer muss folgende Angaben enthalten: Familienname, Vorname(n), Geburtsdatum, Geschlecht, Anschrift(en), gewünschtes Studienangebot.

(2) Die Zulassung erfolgt durch Erteilung eines Gasthörerscheins. Sie gilt jeweils für ein Semester. Gasthörerinnen oder Gasthörer sind berechtigt, die im Gasthörerschein aufgeführten Studienangebote wahrzunehmen. Sie können jeweils eine Bescheinigung über die Teilnahme an Lehrveranstaltungen sowie die gegebenenfalls erbrachten Studien- und Prüfungsleistungen erhalten. Gasthörerinnen oder Gasthörer sind nicht berechtigt, eine zu einem berufsqualifizierenden Abschluss führende Prüfung abzulegen.

§ 13

Daten für die Hochschulstatistik

Die nach dieser Verordnung verarbeiteten personenbezogenen Daten übermittelt die Hochschule an das Hessische Statistische Landesamt, soweit dies zum Vollzug des Gesetzes über die Statistik für das Hochschulwesen (Hochschulstatistikgesetz) vom 2. November 1990 (BGBl. I S. 2414), zuletzt geändert durch Gesetz vom 19. Dezember 1997 (BGBl. I S. 3158), notwendig ist.

§ 14

Übermittlung von Daten an die Studentenschaft und das Studentenwerk

Die Hochschule übermittelt personenbezogene Daten der in § 64 Abs. 4 des Hessischen Hochschulgesetzes genannten Personen an die Studentenschaft und an das Studentenwerk, soweit diese die Daten zur rechtmäßigen Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Dies betrifft insbesondere die Mitteilung der Exmatrikulation von Studierenden an das Studentenwerk.

§ 15

Übermittlung von Daten an die Bibliothek

Die Hochschule kann zur Abwicklung des Leihverkehrs semesterweise folgende personenbezogenen Daten der Studierenden an die ihr zugeordneten Bibliotheken übermitteln:

1. Familienname,

2. Vorname(n),

3. Geschlecht,

4. Geburtsdatum oder Matrikelnummer,

5. Anschrift.

§ 16

Übermittlung von Daten an das Ministerium für Wissenschaft und Kunst

Die Hochschule übermittelt personenbezogene Daten der in § 64 Abs. 4 des Hessischen Hochschulgesetzes genannten Personen an das Ministerium für Wissenschaft und Kunst, soweit dieses die Daten zur rechtmäßigen Erfüllung seiner Aufgaben benötigt.

§ 17

Übermittlung von Daten an die zuständige Krankenkasse

Die Hochschule übermittelt der zuständigen Krankenkasse personenbezogene Daten der versicherten Studierenden, soweit dies in § 4 der Studentenkrankenversicherungs-Meldeverordnung vom 27. März 1996 (BGBl. I S. 568) vorgesehen ist. Eine elektronische Datenübertragung ist zulässig.

§ 18

Aufbewahrungsfristen für Unterlagen von Hochschulprüfungen und zum Nachweis des Studiums

(1) Dauernd aufzubewahren sind Listen oder Register über das Bestehen oder Nichtbestehen von Hochschulprüfungen.

(2) Sechzig Jahre aufzubewahren sind:

1. Unterlagen über Studienzeiten von Studierenden,

2. Unterlagen, die die Zulassung zu einer Hochschulprüfung betreffen, soweit diese nicht zurückgegeben worden sind,

3. die Entwürfe oder Durchschriften der jeweiligen Prüfungszeugnisse,

4. die Gutachten über die jeweilige Prüfungsarbeit,

5. bei Nichtbestehen oder Abbruch von Prüfungen die Entwürfe oder Durchschriften der erteilten Bescheide und die Übersichten über die einzelnen Prüfungsergebnisse.

(3) Fünf Jahre aufzubewahren sind:

1. Bescheinigungen oder Listen von Studienleistungen der Studierenden,

2. die übrigen Prüfungsunterlagen von Hochschulprüfungen.

(4) Die Aufbewahrungsfristen für die Prüfungsunterlagen beginnen mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem dem Prüfling das endgültige Ergebnis der jeweiligen Prüfung mitgeteilt worden ist. Prüfungsunterlagen dürfen nicht ausgesondert werden, solange eine Prüfungsentscheidung noch nicht unanfechtbar geworden ist.

§ 19

Datenschutz

Soweit in dieser Verordnung nichts anderes geregelt ist, findet das Hessische Datenschutzgesetz in der Fassung vom 7. Januar 1999 (GVBl. I S. 98) in der jeweils geltenden Fassung Anwendung.

§ 20

Aufhebung

Es werden aufgehoben:

1. die Verordnung über die Verarbeitung personenbezogener Daten und über das Verfahren der Immatrikulation an den Hochschulen des Landes Hessen vom 23. Januar 1995 (GVBl. I S. 79), geändert durch Verordnung vom 30. Mai 1996 (GVBl. I S. 274),

2. die Verwaltungsvorschriften des Hessischen Ministeriums für Wissenschaft und Kunst betreffend Aufbewahrungsfristen für Prüfungsunterlagen von Diplomprüfungen und Magisterprüfungen an Hochschulen vom 25. Mai 1992 (ABI. S. 770).

§ 21

In-Kraft-Treten, Außer-Kraft-Treten

Diese Verordnung tritt am Tage nach der Verkündung in Kraft. Sie tritt mit Ablauf des 31. Dezember 2006 außer Kraft.